사무실 이사는 책상과 의자, 서류 같은 짐을 옮기는 것만으로 끝나지 않습니다. 이사하는 동안 업무를 중단해야 하고, 새 사무실에서는 직원들이 다시 업무를 시작할 수 있도록 집기와 장비를 배치해야 합니다.
금요일 업무가 끝난 뒤 이사를 시작하거나 주말을 이용하는 것도 이런 이유 때문입니다. 이전할 물품이 많다면 하루 만에 끝낼 수 있는지, 부서별로 나눠 옮겨야 하는지도 미리 정해야 합니다. 정해진 시간 안에 작업을 마쳐야 한다면 필요한 인원이 달라질 수 있으므로 견적을 요청할 때 작업 가능한 시간을 함께 알려주는 것이 좋습니다.
이사할 수 있는 시간부터 확인하세요
먼저 기존 사무실에서 언제 짐을 뺄 수 있고 새 사무실에는 언제부터 짐을 넣을 수 있는지 확인해야 합니다. 두 건물의 이용 가능 시간을 알아야 평일에 진행할지, 주말이나 야간 작업이 필요한지 일정을 잡을 수 있습니다.
건물 관리사무소에도 미리 확인할 내용이 있습니다. 오피스 빌딩은 일반 엘리베이터 대신 화물용 엘리베이터를 이용하도록 하는 곳이 있고, 이사 날짜와 시간을 사전에 예약해야 하는 경우도 있습니다. 주말이나 야간에는 출입 방법이 평일과 다를 수도 있습니다.
이사 차량이 건물 가까이까지 들어갈 수 있는지도 확인하세요. 지하주차장을 이용해야 한다면 차량 높이 제한을 확인해야 하고, 지상에서 작업한다면 이사 차량을 세울 공간이 있는지도 업체에 알려주는 것이 좋습니다.
건물 관리사무소에 확인할 것
- 화물용 엘리베이터 이용 가능 시간과 예약 방법
- 주말·야간 작업과 출입이 가능한지
- 이사 차량이 진입할 수 있는 위치와 높이 제한
- 복도와 엘리베이터 등 공용부 보양이 필요한지
- 이사 전에 별도로 제출해야 하는 서류가 있는지
인터넷과 전산 장비 이전도 미리 준비하세요
책상과 의자를 모두 옮겼더라도 인터넷이나 사내 네트워크를 사용할 수 없다면 바로 업무를 시작하기 어렵습니다. 인터넷 회선 이전은 통신사에 별도로 신청해야 하는 경우가 많으므로 새 사무실에서 언제부터 이용할 수 있는지 미리 확인하는 것이 좋습니다.
서버, NAS, 네트워크 장비처럼 별도로 관리해야 하는 장비가 있다면 누가 철거하고 운반한 뒤 다시 설치할지도 정해야 합니다. 일반 집기와 함께 운반할 수 있는지, 전문 업체나 사내 담당자가 따로 작업해야 하는지는 회사마다 다릅니다.
복합기와 대형 프린터 같은 OA기기도 마찬가지입니다. 렌탈 제품이라면 임의로 옮기기 전에 해당 업체에 이전 설치를 신청해야 하는 경우가 있으므로 계약 내용을 확인해보세요.
가져갈 집기와 버릴 집기를 미리 구분하세요
사무실을 오래 사용했다면 더 이상 쓰지 않는 책상이나 의자, 서랍장, 서류 등이 함께 쌓여 있을 수 있습니다. 필요하지 않은 물품까지 모두 이삿짐으로 잡으면 필요한 차량과 작업량도 늘어납니다. 견적을 받기 전에 가져갈 물건과 폐기할 물건을 구분해두는 것이 좋습니다.
폐기할 집기가 있다면 이사업체에서 처리할 수 있는지도 확인하세요. 폐기물 수거와 처리가 기본 이사 비용에 포함되지 않는 경우가 있으므로 종류와 수량을 알려주고 별도 비용이 발생하는지 확인해야 합니다.
계약서나 인사 자료처럼 개인정보나 중요한 회사 정보가 담긴 문서는 일반 집기와 구분해 관리하는 것이 좋습니다. 회사에서 직접 옮길 문서와 이사업체에 맡길 문서를 미리 나눠두면 이사 당일에도 관리하기 편합니다.
견적서에서 작업 범위를 확인하세요
사무실 이사는 업체마다 제공하는 작업 범위가 다를 수 있습니다. 책상과 파티션을 분해해서 새 사무실에서 다시 조립해주는지, 서류와 집기를 어디까지 포장해주는지, 폐기물 처리나 전산 장비 운반까지 가능한지 견적을 받을 때 확인해야 합니다.
공정거래위원회 이사화물 표준약관은 이사화물의 운송과 이에 부대하는 포장, 보관, 정리 등에 관한 계약사항을 규정하고 있습니다. 실제 사무실 이전에서 어떤 작업을 맡길지는 계약 내용에 따라 달라질 수 있으므로 업체와 협의한 작업은 견적서와 계약서에 구체적으로 적혀 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
특히 책상과 파티션의 분해와 재조립, 폐기물 처리, 복합기나 서버 같은 장비 운반은 별도 비용이 발생할 수 있습니다. 여러 업체의 견적을 비교한다면 총액뿐 아니라 각 견적에 어떤 작업이 포함돼 있는지도 함께 살펴보세요.
이사화물 표준약관(공정거래위원회 표준약관 제10035호) 제1조